¿Qué debo hacer con la versión 3.3?

¿Qué debo hacer con la versión 3.3?

 

10 puntos para considerar ante la entrada de la nueva factura electrónica

 

El 01 de julio de 2017, entra en vigor la nueva factura electrónica en su versión 3.3 y el complemento de recepción de pagos, la transición será de manera opcional en lo que la autoridad llama el periodo de convivencia de las dos versiones, y se convertirá en obligatoria a partir del próximo 01 de diciembre. La autoridad ha dado a conocer que con este cambio, los contribuyentes obtendrán diversos beneficios, entre los que destacan:

 

  • Simplificación de su proceso de facturación y conciliación de pagos.
  • No presentar la Declaración Informativa Múltiple de Sueldos y salarios, y en un futuro tampoco la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros.
  • Certeza de que cuando ya pagaron por los productos o servicios que reciben, las facturas que amparan ese gasto no van a ser canceladas.
  • Se evitará la duplicidad de ingresos cuando facturen en parcialidades.
  • Podrán automatizar más fácilmente sus procesos.

 

Pero por otro lado, debemos considerar que nos encontramos ante un proceso de generación de información en tiempo real, es decir, que al momento de la realización de las transacciones, a través de la generación de comprobantes , se informará automáticamente a la autoridad, tanto las bases gravables como el momento de causación del impuesto, y además el requerimiento de información en la emisión del CFDI se ha incrementado, ahora con 5 tipos de CFDI distintos, reglas de validación, modelo de pago en parcialidades y anticipos,17 catálogos entre los que destacan el uso que dará el receptor, claves asignadas para productos o servicios, además de un nuevo esquema de cancelación de facturas. Por todo esto es que recomendamos las siguientes consideraciones para un óptimo cumplimiento de las obligaciones que se encuentran relacionadas con la generación de la factura electrónica y el complemento de recepción de pagos.

 

  1.  Guía del llenado de la nueva facturación electrónica

 

El 28 de Febrero de 2017 el SAT publicó a través de su sitio de internet, la guía del llenado de la nueva factura electrónica  la cual incluye explicaciones adicionales, precisiones y ejemplos que permitirán tener mayor claridad al momento de generarla; y resultó derivado de las peticiones y dudas que se generan con el aumento de requisitos y obligaciones fiscales en los comprobantes, y la necesidad de que exista claridad y un criterio uniforme. Existe también un calendario de revisiones y de actualizaciones para la guía del llenado, para dar a conocer periódicamente cualquier cambio en la guía, este calendario se encuentra actualizado con fecha del día 23 de Junio.

Es el mismo caso para la Guía de llenado del comprobante al que se le incorpore el complemento para recepción de pagos que se publicó en el sitio de internet del SAT el día El 15 de marzo de 2017.

Las revisiones y de actualizaciones para estas guías según el calendario, son semanales, mensuales y semestrales, llegando a concluir hasta el mes de Enero de 2019. Es entonces de gran importancia consultar y mantenerse al tanto de cualquier cambio publicado en el sitio de internet del sat, producto de las revisiones programadas para las guías, para evitar cualquier error u omisión en el cumplimiento del llenado y generación de comprobantes fiscales y que pudieran ocasionar alguna diferencia que motive alguna revisión o una sanción.

 

  1. Preguntas frecuentes

 

En su portal de Internet el Servicio de Administración de Tributaria cuenta con sus secciones de preguntas del día y preguntas frecuentes, donde se trata de aclarar dudas manifestadas o explicar casos complejos en las disposiciones fiscales.

Con respecto a la facturación electrónica  existe una sección de Preguntas y respuestas sobre el Anexo 20 versión 3.3 que se encuentra actualizado al día 06 de Abril y cuenta ya con 3 preguntas y su respectiva respuesta, por lo que hay que estar pendientes de la publicación de nuevas preguntas, ya que podemos informarnos del criterio de las autoridades y en algunos casos, de la aclaración de dudas y confusiones que se presentan en distintas situaciones que se refieren a la emisión y recepción de comprobantes fiscales.

 

  1. Proveedor de certificación

 

Los proveedores autorizados de certificación (PAC) son los encargados de validar el cumplimiento de requisitos fiscales, asignar el folio y el sello digital al comprobante, siendo así, se debe contactar al proveedor del servicio de facturación, con el propósito de conocer las adiciones y actualizaciones implementadas al sistema de facturación, derivado de la nueva factura electrónica, la información adicional con la que se debe alimentar al sistema derivado de nuevos requisitos, los costos adicionales derivados de aumentos en precios por actualizaciones y el incremento en la generación del timbrado. También indagar sobre la necesidad de capacitación al personal y el tiempo que se debe invertir para finalmente operar con la nueva versión.

Habrá que tomar en cuenta dentro de la agenda de temas relevantes a tratar con el PAC, el cumplimiento en materia de informática a que hace referencia el Artículo 29 del Código Fiscal de la Federación y las multas por cada comprobante fiscal que no cumple con las 15 especificaciones técnicas establecidas en el nuevo anexo 29 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2017.

 

  1. Proveedores que optaron por el cambio

 

Habrá personas que ejerzan la opción de realizar la emisión de sus comprobantes a través de  la versión 3.3 y el complemento de pagos a partir del 01 de julio, por lo que al momento de generar cada CFDI solicitaran al receptor del comprobante la información requerida obligatoria, por lo que dicho receptor se encontrará en la obligación de proporcionar toda esta información, entonces habrá que estar en el entendido de cumplir con esta obligación y de la nueva información que será solicitada.

 

  1. Controles internos y políticas

 

Es un hecho que la nueva facturación electrónica obliga a proporcionarle a la autoridad más información, debido a esto, debe existir una revisión a los controles y/o políticas establecidos que se encuentren directamente relacionados con la emisión y recepción de comprobantes. Todo con la encomienda principal de cumplir con cada una de las obligaciones invirtiendo el menor tiempo y costo. La persona que se encarga de la emisión y recepción de comprobantes, de donde obtiene o quien le debe proporcionar la información; que proceso se debe seguir para elegir el dato del uso comprobante, cómo obtener y trasladar la información generada en las operaciones bancarias de transferencias electrónicas y cheques hacia el proceso de facturación, por mencionar algunos controles.

La mayoría de los datos solicitados en la emisión de comprobantes provienen de otros procesos administrativos y/o contables, por lo que se convierte en necesario, realizar esta transmisión y generación información en forma digital y automatizada.

 

  1. Momento de la transición

 

Con base en un análisis detallado del tiempo y costo de inversión, requerimientos adicionales, capacitación al personal involucrado, demanda de nueva facturación por parte de clientes y proveedores, la propia capacidad y conveniencia;  se debe decidir el momento oportuno para pasar del periodo de convivencia, a la emisión con la nueva versión, en el entendido de que dicho momento tiene como límite el próximo 01 de Diciembre, y no tener como proyección o alternativa, el que exista otra prórroga, ya que la autoridad ha manifestado que el plazo no se extenderá.

 

  1. Conciliación de la información

 

El SAT ya ha manifestado que la base de la fiscalización será la factura electrónica, por lo que es indispensable tener una conciliación de toda la información que se presenta a la autoridad, desde la emisión y recepción de facturas hasta la presentación declaraciones de impuestos y de informativas, envío de la contabilidad electrónica, avisos al rfc, contra toda la información del negocio, contabilidad financiera, los papeles de trabajo, estados de cuenta bancarios y entre otros documentos.

 

  1. Incidencias y errores

 

Existirá gran número de errores y fallas  de operación de esta nueva versión, tanto en la base de datos del SAT y el propio anexo 20, por parte de los PAC´s y también de los contribuyentes, tanto en la aplicación de las disposiciones y en la operación de la nueva versión, por lo que es conveniente, tanto estar informados como manifestar cualquier situación que se presente, para que se puedan efectuar las correcciones y actualizaciones necesarias por parte de la autoridad y por parte de los contribuyentes en particular.

 

  1. Interpretación correcta de los requisitos del cfdi

 

Las disposiciones son de aplicación estricta, pero en el caso del anexo 20, aún con la guía del llenado, durante el transcurso de las operaciones y dentro del periodo de convivencia de las versiones, se generarán dudas en diversos casos y situaciones, por lo que habrá que cerciorarse de la correcta interpretación de las disposiciones a través de las autoridades, terceros especializados, diversos grupos de sectores empresariales, y asociaciones profesionales.

 

  1. Innovación

 

Aún después de realizada la migración a la nueva factura electrónica, se debe buscar constantemente la innovación en los procesos de automatización del cumplimiento de obligaciones fiscales, que permita generar el manejo de un mayor volumen de información de manera ágil y confiable. Así como la innovación en lo que se refiere al aprovechar y utilizar la información requerida por la autoridad para otros objetivos y fines del negocio del propio negocio.

 

Cada día se incrementan las obligaciones fiscales y a su vez se agilizan los procesos de fiscalización por parte de las autoridades, solo queda realizar los adecuados procesos de adaptación y contar con una actualización constante, para prepararse y cumplir con corrección y oportunamente cada una de las obligaciones derivadas de la emisión y recepción de comprobantes fiscales digitales por internet.